SISTEM MANAJEMEN DAN SISTEM ORGANISASI DARI PERUSAHAAN INDUSTRI TEKNOLOGI
Ø Latar Belakang
Industri
Teknologi terbukti menguasai dunia di era globalisasi ini. Dalam persaingan
dunia bisnis, tidak lepas dari peranan e-bussiness, e-commerce yang
serba teknologi. Ketatnya persaingan perusahaan ternama seperti kompetitor
Samsung, Apple, Sony tentu mempunyai strategi manajemennya masing-masing.
Sehingga dapat menarik minat konsumen. Penekanan pada biaya operasional,
startegi pemasaran yang baik, produk yang dikeluarkan sesuai apa yang
dibutuhkan konsumen merupakan langkah-langkah taruhan yang diambil oleh pihak
perusahaan. Semakin banyak langkah yang diambil, semakin besar pula resikonya.
Hasil pemikiran dan karya yang lebih inovatif dan kreatif selalu dikeluarkan
oleh kompetitor-kompetitor ini. Contoh yang saya ambil dengan tiga perusahaan
besar di atas adalah perusahaan yang telah sukses me-manage organisasinya.
Bagaimana mereka mengelola, membuat perencanaan yang matang, mengkoordinir
tubuh perusahaan tentu sudah sangat berpengalaman.
Pokok Permasalahan
Yang menjadi pokok
permasalahan dalam makalah ini adalah:
1. Bagaimana Sistem
Manajemen dan Sistem Organisasi dari perusahaan Industri Teknologi
Tujuan Penulisan
Penulisan makalah ini disusun dengan
tujuan sebagai berikut:
1. Memahami Sistem
Manajemen dan Sistem Organisasi dari perusahaan Industri Teknologi .
Sistem Manajemen
Sistem berasal dari
bahasa Latin systēma atau bahasa Yunani sustēma yang berarti suatu kesatuan yang terdiri
dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran
informasi, materi, atau energi.
manajemen berasal dari kata bahasa
inggris yaitu “manage” yang berarti mengurus, mengelola, mengendalikan,
mengusahakan, memimpin.
Berikut pengertian sistem menurut
beberapa ahli :
1. Sebuah sistem terdiri
dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai
beberapa sasaran dan maksud. ( By Gordon B. Davis )
2. Sistem adalah
sekelompok bagian-bagian berupa alat dan lain sebagainya yang bekerja sama
untuk melaksanakan tujuan tertentu. (Poerwadarminta)
3. Sistem adalah
sekelompok bagian atau komponen-komponen yang bekerja sama sebagai suatu
kesatuan fungsi.( By Salisbury)
4. Sistem adalah sebuah
struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan
yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang
diinginkan secara efektif dan efisien. (By John Mc Manama)
Berikut pengertian manajemen menurut
beberapa ahli :
1. Manajemen adalah seni
dan ilmu perencanaan pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan
daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (By :
Drs. Oey Liang Lee )
2. Manajemen adalah
proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunakan sumberdaya organisasi
lainnya agar mencapai tujuan organisasi tang telah ditetapkan. (By : James A.F.
Stoner)
3. Manajemen adalah seni
pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain.(By : Lawrence A.
Appley)
sistem adalah
urutan/langkah sedangkan manajemen adalah
ilmu seni dalam bekerja. Sistem manajemen adalah
langkah yang indah dalam berencana, mengelola dan mengkoordinir dengan berpola.
Banyak sistem manajemen untuk perusahaan yang bergerak di bidang industri. Ini
bagaimana ia dapat bersaing bersama kompetitornya membutuhkan manajemen yang
terkelola dengan baik. Keputusan startegi bisnis bergantung pada :
1. Produk yang
dikeluarkan
2. Tujuan jangka panjang
perusahaan
3. Pemasok, pesaing dan
pelanggan
4. Industri dimana
perusahaan bersaing
Untuk
dapat terus bersaing, perusahaan membutuhkan SDM (Sumber Daya Manusia) yang
handal dan berkualitas. Juga peralatan dan perlengkapan yang memadai. Apa saja
yang harus dikendalikan ada manajemen SDM, manajemen pemasaran, manajemen
keuangan perusahaan, manajemen inovasi dll. Hal-hal yang dapat membantu
manajemen seperti pemanfaatan sumber daya yang baik (bahan baku, energi, tenaga
kerja), perolehan informasi yang selalu berkembang (update) dan dibutuhkan,
pengontrolan yang baik, infrastruktur yang berinteraksi dengan lingkungan
bisnis dan lingkungan masyarakat.
Contohnya adalah Perusahaan Samsung
membuktikan dirinya bahwa ia mampu bersaing dengan Sony sebagai pemuncak
industri teknologi di bidang elektronik Asia. Samsung telah membuka jalan bagi
masa depan dunia elektronik. Hadirnya TV 3D pada 2010 membuat Samsung sebagai
perusahaan industri pertama yang meluncurkan produk tersebut. Dengan segala
perkembangan, Samsung telah diakui sebagai industri TV terbaik di dunia.
Kemudian penggabungan teknologi di bidang telekomunikasi yang kini lebih
populer dengan nama gadget. Peluncuran smartphone berbasis OS android dengan
harga relatif terjangkau sukses membuat Samsung sekali lagi menggemparkan
dunia. Satu gadget, dengan segala teknologi canggih di dalamnya. Di bidang
pemasaran, Samsung mensponsori salah satu klub sepak bola besar di eropa.
Sistem Manajemen Dalam Perusahaan
Ada Tiga macam sistem manajemen
dalam Perusahaan yaitu:
1. Manajemen sumber daya manusia
Manajemen
sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang
lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat
menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen
sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau human resource
department Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain sistem
perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier,
evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang
baik.
Tugas Manajemen Sumber daya Manusia (SDM)
· Mempertahankan
struktur karyawan dengan cara melakukan proses pengangkatan karyawan, melakukan
wawancara dan juga melakukan pergantian tanggung jawab karyawan.
· Rutin
melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan dan melakukan identifikasi
bagian-bagian yang ada dalam perusahaan yang memerlukan peningkatan.
· Tetap
mempertahankan struktur kerja jika dirasa struktur kerja tersebut telah
maksimal membawa manfaat bagi perusahaan dan juga bagi karyawan.
2. Manajemen Produksi
Manajemen Produksi dalam
perusahaan ini berperapan berdasarkan fungsinya untuk menghasilkan produk yang
sesuai dengan standar yang ditetapkan berdasarkan keinginan konsumen, dengan
teknik produksi yang seefisien mungkin, dari mulai pilihan lokasi produksi
hingga produk akhir yang dihasilkan dalam proses produksi.
Tugas Manajemen Produksi
· Mengawasi
pekerjaan yang dilakukan karyawan di bagian produksi
· Bertanggung
jawab terhadap jalannya proses produksi, jangan sampai terjadi
gangguan atau kecelakaan.
· Bertanggung
jawab terhadap kualitas hasil produksi.
3. Manajemen Keuangan
Manajemen Keuangan adalah kegiatan
manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk memastikan
bahwa kegiatan bisnis yang dilakukan mampu mencapai tujuannya secara ekonomis
yaitu diukur berdasarkan profit. Tugas manajemen keuangan diantaranya
merencanakan dari mana pembiayaan bisnis diperoleh, dan dengan cara bagaimana
modal yang telah diperoleh dialokasikan secara tepat dalam kegiatan bisnis yang
dijalankan.
Tugas Manajemen Keuangan
· perencanaan, penganggaran,
pemeriksaan, pengelolaan, pengendalian dan pencarian.
· Sebagai penyimpanan dana yang
dimiliki oleh organisasi atau perusahaan
· Membuat rencana pemasukan dan
pengeluaraan serta kegiatan-kegiatan lainnya untuk periode
tertentu.
Ø Sistem organisasi
Organisasi adalah kumpulan/sekelompok
orang yg memiliki tugas masing-masing individu namun saling bekerja sama
demi mencapai tujuan yg telah ditetapkan. Di dalam organisasi tentu
mempunyai tujuan, rule/aturan tersendiri, memiliki identitas yang jelas,
memiliki struktur dan peranan serta adanya keterikatan satu sama
lain. Unsur – unsur organisasi antara lain manusia, lingkungan,
kerja sama, peralatan dan manajemen organisasi.
Sistem organisasi dari perusahaan
industri teknologi meliputi presiden direktur, pemilik saham (utama dan
reguler), penanggung jawab regional perusahaan. Hal-hal yang diperlukan antara
lain : Manusia dari perusahaan itu memiiki kinerja aktif, kerja sama yang baik
di dalam tim, kerja sama perusahaan dengan perusahaan lain, menjunjung tinggi
etika dan mematuhi aturan sehingga terjalin hubungan yang baik antara atasan
dan anggota, penyebaran pabrik di berbagai wilayah.
Ø Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam membangun sebuah perusahaan,
adalah :
a.
Perencanaan (Planning)
b.
Pengorganisasian (Organizing)
c.
Pengarahan dan pengimplementasian (Directing/Leading)
d.
Pengawasan dan Pengendalian (Controlling)
1. Fungsi Perencanaan (Planning)
Dalam membangun sebuah perusahaan
fungsi dari perencanaan sangatlah penting. Karena menyangkut upaya yang
dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan dating dan untuk
menentukan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan
organisasi.
Ø Adapun kegiatan yang dilakukan dalam Fungsi Perencanaan:
· Menetapkan tujuan
dan target bisnis
· Merumuskan
strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
· Menentukan
sumber-sumber daya yang diperlukan
· Menetapkan
standar/indicator keberhasilan dalam pecapaian tujuan dan target bisnis
2. Fungsi Pengorganisasian
Merupakan proses yang menyangkut
bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain
dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, system dan lingkungan
organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam
organisasi dapat bekerja secara efektif dan efesien guna pencapaian tujuan organisasi.
Adapun kegiatan yang dilakukan dalam Fungsi Pengorganisasian:
· Mengalokasikan
sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan
prosedur yang diperlukan
· Menetapkan
struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung
jawab
· Kegiatan
perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan pengembangan sumber daya
manusia/tenaga kerja
· Kegiatan
penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat
3. Fungsi Pengarahan dan
Implementasi
Proses implementasi program agar
dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi
agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh
kesadaran dan produktivitas yang tinggi.
Adapun kegiatan yang dilakukan dalam
Fungsi Pengarahan dan Implementasi:
· Mengimplementasikan
proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi
kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara
efektif dan efisien daam pencapaian tujuan
· Memberikan
tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
· Menjelaskan
kebijaksanaan yang ditetapkan
4. Fungsi Pengawasan dan
Pengendalian
Proses yang
dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan,
diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang
diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis
yang dihadapi.
Adapun kegiatan yag dilakukan dalam
Fungsi Pengawasan dan Pengendalian:
· Mengevaluasi
keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan
indicator yang telah ditetapkan
· Mengambil
langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan
· Melakukan
bebagai alternative solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian
tujuan dan target bisnis
Ø Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur
Organisasi Perusahaan Salah satu faktor yang menunjang kemajuan perusahaan
adalah struktur organisasi yang terdapat dan dipergunakan oleh perusahaan
tersebut. Manfaat adanya struktur organisasi sebagai berikut :
a.
Menjelaskan dan menjernihkan persoalan mengenai pembatasan tugas, tanggung
jawab, wewenang dan lain-lain.
b.
Sebagai bahan orientasi untuk pejabat.
c.
Penempatan pegawai yang lebih tepat.
d.
Penyusunan program pengembangan manajemen.
e. Mengatur kembali
langkah kerja dan prosedur kerja yang berlaku bila terbukti kurang lancar.
Komponen komponen yang diperlukan
oleh suatu perusahaan baru, terutama di bidang multimedia dan informatika.
1.
Pemasaran dan Penjualan
Seringkali bisnis baru bangkrut
karena divisi pemasaran dan penjualan loyo. Banyak yang merasa mampu membuat
solusi multimedia dan informatika membuat usaha baru namun setahun kemudian
tutup karena tidak dapat proyek. Tugas divisi ini adalah melakukan riset pasar,
promosi, mencari prospek klien, melakukan presentasi sampai dapat menghasilkan
proyek untuk perusahaan.
2.
Produksi
Meski demikian, sebaiknya agar
setiap proyek dikelola oleh Manajer Proyek yang bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan proyek peluang bisnis baru. Manajer Proyek ini sifatnya temporer,
ada ketika ada pekerjaan, sehingga tidak perlu ada di struktur organisasi.
Namun dalam peluang bisnis baru, pekerjaannya Manajer Proyek membawahi seluruh
tim produksi seperti desainer dan programmer sekaligus menjadi penghubung ke
klien.
3. Administrasi
dan Keuangan
Divisi ini bertanggung jawab
terhadap masalah legal, administrasi, pembuatan invoice, penagihan, pembayaran,
dan masalah keuangan yang lainnya termasuk mengatur cash flow dan membayar gaji
karyawan.
Ketiga divisi itu cukup dipegang oleh
masing masing satu orang. Untuk Direksi dan Komisaris juga cukup satu saja.
Perusahaan baru dalam memulai bisnis baru sebaiknya cukup mengkonsentrasikan
pada tiga fungsi dasar tersebut. Bersamaan dengan pertumbuhan, jika dirasa
perlu melakukan reorganisasi, lakukan saja.
Dalam membangun sebuah perusahaan
baru perlu adanya sumber daya yang dapat menyokong perusahaan tersebut agar
dapat bersaing dengan perusahaan lainnya.
· Sumber Daya
Organisasi
· Sumber Daya Manusia
· Sumber Daya Informasi
· Sumber Daya Fisik
· Sumber Daya Keuangan
· Sumber Daya Alam
Teknologi
Informasi telah mampu mengubah lingkungan bisnis menjadi dinamis dan
berinteraksi dengan perkembangan teknologi informasi yang menyebabkan
transformasi bisnis dan organisasi. Teknologi Informasi dalam perkembangannya
telah mampu berperan sebagai katalisator untuk pembentukan dan penyusunan
kembali organisasi dan berperan aktif sebagai agen perubahan yang dramatis
untuk meperoleh perbaikan yang radikal dalam kinerja organisasi, baik dalam
kualitas, biaya, pelayanan, dan kecepatan.Tipe dan
fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh
terhadap rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan; dan struktur
organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan system informasi,
teknologi informasi, dan manajemen informasi.
Lima peranan mendasar teknologi
informasi dalam struktur organisasi :
1. Fungsi Operasional
2. Fungsi Monitoring dan
Control
3. Fungsi Planning dan
Decision
4. Fungsi Communication
5. Fungsi
Interorganitatial
Seorang Presdir
(Presiden Director) dibantu oleh seorang CFO yang memimpin divisi
ADM (Adminstration) dan 4 orang direktur dari Sales Division, OMS Division
(Optical Media Solution) ,VD Division (Visual Display) dan AV
Division (Audio Video).
1). Direktur OMS membawahi 6 departemen yaitu :
a) PPC (Production Planning Control)
PPC Departemen dipimpin oleh seorang
manager dan departemen ini
bertanggung jawab kepada masalah
rencana produksi, rencana ekspor dan finish goods inventory.
b) QC (Quality Control)
Quality Control dipimpin oleh
seorang General Manager dan departemen ini bertanggung jawab pada Quality
material yang dikontrol oleh IQC section (Incoming Quality Control), Quality
barang jadi yang dikontrol oleh OQC section (Outgoing Quality Control), pusat
standard kerja dan Quality barang jadi di customers yang dikontrol
oleh JQE (Join Quality Engineer).
c) Procurement
Procurement departemen dipimpin oleh
seorang General Manager dan departemen ini membidangi masalah pembelian
material dan consumable , material price, dan material
control.
d) Produksi
Produksi departemen dipimpin oleh
seorang General Manager dan departement ini bertanggung jawab dalam memproduksi
material sampai menjadi barang jadi.
e) Engineering
Engineering departemen dipimpin
oleh seorang General Manager dan
departemen ini
mensupport produksi yang berhubugan dengan masalah teknik dan menganalisa
masalah-masalah yang terjadi pada proses perakitan di departemen produksi.
f) R & D (Research and Development)
R & D departemen dipimpin oleh
seorang General Manager dan departemen ini bertanggung jawab dalam melakukan
penelitian dan pengembangan produk agar lebih baik sehingga produk yang
dihasilkan mempunyai daya saing yang kompetitif baik dari segi kualitas maupun
harga jual.
2). CFO (Chief Finance Officer) yang memimpin
divisi ADM (Adminstaration) yang dibantu oleh empat
orang General
manager untuk empat departemen, yaitu :
a) HRD/GA (Human Resources
and Development/General Affair) Dipimpin oleh seorang General Manager yang
membawahi Departemen HRD & GA pada divisi Administrasi.
b) IT (Information and
Technology) Dipimpin oleh seorang General Manager yang membawahi Departemen IT
pada divisi Administrasi.
c) EXIM (Export &
Import) Dipimpin oleh seorang General Manager yang membawahi Departemen EXIM
pada divisi Administrasi.
d) Accounting General
Manager yang membawahi Departemen Accounting pada divisi Administrasi
3). Controlling ( Pengawasan)
Merupakan
salah satu fungsi manajemen yang sangat diperlukan dalam proses pencapaian
tujuan perusahaan. Namun saja tidaklah cukup tanpa diiringi dengan kegiatan
penilaian kinerja yang digunakan untuk mengetahui bagaimana kompetensi dari
masing-masing karyawan. Melalui kegiatan dan penilaian kinerja maka diharapkan
kinerja karyawan akan meningkat.
http://apriliadids.blogspot.co.id/2018/01/sistem-manajemen-dan-sistem-organisasi.html
Komentar
Posting Komentar